Ühepäevase seminari ruum võib olla broneeritud kümne minutiga. Tegelik korraldustöö algab aga pärast kinnitust: kes lepib kokku tehnilise ülesehituse, kogub osalejate erisoovid, koordineerib esinejate saabumist ja reageerib, kui lend hilineb või mikrofon ei tööta? Küsimus „täisteenus või osateenused üritusele” ei ole seega ainult eelarve küsimus. See määrab, kui palju aega, vastutust ja riski jääb teie organisatsiooni kanda.
Ettevõtte sündmuse puhul on valik harva mustvalge. Mõni meeskond vajab partnerit üksnes konverentsiruumi, cateringi või transfeeride leidmiseks. Teine soovib, et üks korraldaja juhiks tervikut alates esimesest plaanist kuni viimase külalise lahkumiseni. Õige lahendus sõltub sündmuse eesmärgist, mahust, osalejatest ning sellest, milline korraldusvõimekus on ettevõttes juba olemas.
Mida tähendab täisteenus üritusele?
Täisteenus tähendab, et üks partner võtab vastutuse sündmuse korraldusliku terviku eest. See ei tähenda, et klient kaotab kontrolli või jääb kõrvale. Vastupidi – klient otsustab eesmärgi, sõnumi, sihtrühma, eelarveraami ja olulised valikud. Korralduspartner muudab need otsused konkreetseks tegevusplaaniks ning hoiab igapäevase töö, ajakava ja teenusepakkujate koordineerimise oma käes.
Praktikas võib täisteenus hõlmata sobiva asukoha ja ruumide leidmist, pakkumiste küsimist, majutuse korraldamist, toitlustuse planeerimist, tehnika ning tõlketeenuste tellimist, transporti, dekoratsioone, osalejate liikumist ja kohapealset projektijuhtimist. Rahvusvaheliste külaliste puhul lisanduvad lennugraafikud, individuaalsed transfeerid, hotellide check-in’i korraldus ning sageli ka programmivälised tegevused.
Täisteenuse suurim väärtus on üks vastutav kontakt. Kui programmi kellaaeg muutub, saab sama projektijuht hinnata korraga mõju ruumile, toitlustusele, tehnikale, tõlkidele ja transpordile. Nii ei pea kliendi kontaktisik eraldi viiele partnerile muudatust selgitama ega kontrollima, kas kõik said teate õigesti kätte.
Millal on osateenused üritusele mõistlikum valik?
Osateenus tähendab, et tellite partnerilt selgelt piiritletud osa, näiteks majutuse, cateringi, tehnika, ruumide otsingu või väliskülaliste transpordi. Ülejäänud korralduse juhib teie sisemine meeskond või mõni teine partner. See sobib hästi juhul, kui sündmus on korduv, formaat on paigas ja ettevõttel on oma kogenud korraldaja.
Näiteks võib personaliosakond korraldada iga-aastast töötajate koolituspäeva ning tunda hästi osalejate arvu, programmi ja asukoha vajadusi. Kui vaja on vaid usaldusväärset ruumilahendust koos kohvipauside ning lõunasöögiga, ei pruugi täismahus projektijuhtimine olla vajalik. Samuti on osateenus põhjendatud siis, kui ettevõtte turundusmeeskond vastutab sisu, esinejate ja osalejate kommunikatsiooni eest, kuid soovib professionaalset abi audiovisuaalse produktsiooni puhul.
Osateenus eeldab siiski, et keegi teie meeskonnast hoiab tervikpilti. Isegi väike seminar sisaldab sõltuvusi: toitlustuse kogused sõltuvad registreerunute arvust, tehnika ülesehitus ruumi plaanist ning esinejate vajadused programmist. Kui need seosed jäävad ühegi inimese vastutuseta, võivad kulud ja ajakulu kasvada just sündmusele eelnevatel päevadel.
Täisteenus või osateenused üritusele: võrrelge töömahtu, mitte ainult hinda
Pakkumiste võrdlemisel on ahvatlev vaadata kõigepealt teenustasu. See on vajalik, kuid liiga kitsas vaade. Osateenuste puhul võib üksikute tellimuste hind tunduda madalam, kuid kogukulu sisaldab ka teie töötajate aega, kooskõlastusi, viimase hetke muudatusi ja võimalikke topelttöid.
Kui assistent või projektijuht kulutab mitu nädalat ruumide, hotellide, tehnika, menüüde ja transpordi koordineerimisele, tuleb küsida, milline muu töö selle arvelt tegemata jääb. Eriti oluline on see perioodidel, mil sündmus langeb kokku eelarvestamise, kampaaniate, värbamise või muu suure projektiga. Täisteenus ei ole alati odavaim valik tellimuse real, kuid see võib olla ratsionaalne valik kogu organisatsiooni ressursi seisukohalt.
Teisalt ei tasu täisteenust valida ainult harjumusest. Kui vajate üht konkreetset, hästi määratletud teenust ja sisemine vastutus on selge, on osateenus sageli läbipaistev ning tõhus lahendus. Hea partner aitab ka siin piiri paika panna ega paku suuremat korraldusmahtu, kui sündmus tegelikult vajab.
Küsige, kes juhib muutusi sündmuse päeval
Sündmuse kvaliteeti ei määra üksnes see, kas kõik oli algses plaanis olemas. Määrav on ka reageerimine olukordadele, mida ei saa täielikult ette näha. Esineja saabub hiljem, osalejate arv muutub, lennuühendus hilineb, ruumi temperatuur vajab korrigeerimist või tõlk vajab teistsugust töökohta.
Täisteenuse korral on sündmuse projektijuhil ülevaade kokkulepetest, kontaktidest ja prioriteetidest. Ta saab teha otsuseid kokkulepitud raamides ning teavitada klienti sisuliselt, mitte iga väikese korraldusliku sammu juures. Osateenuste puhul peab olema eelnevalt paigas, kellele sellistes olukordades helistatakse, kellel on õigus lisakulusid kinnitada ja kes suhtleb eri pakkujatega.
See küsimus on eriti tähtis konverentsidel, juhtide kohtumistel ja väliskülalistega seotud üritustel. Külaline ei erista, kas probleem tekkis hotellis, bussifirmas või tehnilise partneri juures. Tema kogeb kogu sündmust ühe tervikuna ning sama tervikuna mõjutab see teie organisatsiooni mainet.
Kuidas teha otsus enne pakkumise küsimist?
Enne kui saadate välja päringu, tasub sõnastada sündmuse korralduslik lähteülesanne. Selgus ei tähenda, et kõik detailid peavad olema valmis. Piisab, kui teate eesmärki, soovitud kuupäeva või ajavahemikku, osalejate arvu suurusjärku, asukoha eelistust, programmi põhivajadusi ning eelarve ootust.
Seejärel vaadake ausalt üle oma sisemine ressurss. Kas teie meeskonnas on inimene, kellel on aega partneritega suhelda, muudatusi hallata ja ürituse päeval kohal olla? Kas tal on kogemust tehniliste vajaduste, majutuse, menüüde, osalejate liikumise ning väliskülaliste erisoovidega? Kui vastus on jaatav, võib osateenus olla täiesti sobiv.
Kui aga korraldusvastutus jaguneb mitme inimese vahel või sündmus sisaldab palju omavahel seotud osi, tasub eelistada terviklikumat juhtimist. Mida rohkem on osalejaid, programme, asukohti ja liikuvaid osi, seda suuremaks muutub koordineerimise väärtus. Sama kehtib siis, kui sündmus on organisatsiooni jaoks kõrge nähtavusega või seda korraldatakse esimest korda.
Hübriidlahendus annab sageli parima tulemuse
Täisteenus ja osateenused ei pea olema kaks jäika vastandit. Väga praktiline on hübriidlahendus, kus klient hoiab enda käes valdkonnad, milles tal on tugev kompetents, ning usaldab partnerile suurema riskiga või ajamahukamad osad. Näiteks võib ettevõte ise juhtida programmi ja esinejate suhtlust, kuid anda majutuse, lennujaamatransfeerid, cateringi, tehnika ning kohapealse koordineerimise ühele korraldajale.
Selline tööjaotus toimib siis, kui rollid on kirjas. Tuleks kokku leppida, kes kinnitab programmi, kellele jõuavad osalejate erisoovid, kes annab teenusepakkujatele lõplikud numbrid ning kes juhib sündmuse päeva. Ebaselge vastutus ei tekita paindlikkust, vaid jätab olulised ülesanded inimeste vahele.
Complete Events lähtubki projektides tegelikust vajadusest, mitte etteantud paketist. Mõne kliendi jaoks tähendab see täisteenust alates ruumide valikust kuni õhtuse vastuvõtu lõpetamiseni. Mõne jaoks tähendab see kindlat abi ühe kriitilise osa, näiteks majutuse, transpordi või konverentsitehnika korraldamisel.
Hea valik annab teie meeskonnale võimaluse keskenduda sellele, mille pärast sündmus üldse toimub: inimestele, sisule ja suhetele. Kui korralduslik koormus ähvardab selle fookuse ära võtta, tasub vastutus partneriga teadlikult ümber jagada.