Konverentsi kohvipaus võib olla päeva kõige väärtuslikum osa või lihtsalt 20 minutit järjekorras seismist. Erinevuse määrab see, kas korraldaja on osalejate kohtumistele teadlikult ruumi loonud. Parimad ideed konverentsi networkinguks ei tähenda tingimata suurt programmi või keerukat tehnilist lahendust. Enamasti sünnib hea tulemus läbimõeldud ajakavast, õigesti valitud ruumist ja lihtsast põhjusest, miks inimesed omavahel rääkima peaksid.
Ettevõtte konverentsil ei ole networking kõrvaltegevus. See aitab osalejatel leida koostööpartnereid, vahetada kogemusi ja anda sündmusele praktilise väärtuse, mis ulatub kaugemale lavaprogrammist. Korraldaja ülesanne on muuta need kohtumised võimalikult loomulikuks, mugavaks ja eesmärgipäraseks.
Alustage eesmärgist, mitte tegevusest
Enne kui valida kiirkohtumiste formaat, õhtune vastuvõtt või digitaalne kohtumisrakendus, tasub sõnastada, keda ja milleks kokku tuuakse. Kas eesmärk on siduda omavahel sama valdkonna spetsialiste, tutvustada müügimeeskonnale potentsiaalseid kliente või aidata eri riikidest saabunud kolleegidel üksteisega tuttavaks saada? Sama lahendus ei sobi kõigile.
Näiteks 40 juhtivtöötajaga strateegiapäeval võivad paremini toimida pikemad ja rahulikumad vestlused väikestes laudkondades. Mitmesaja osalejaga erialakonverentsil vajavad inimesed seevastu selget süsteemi, mis aitab leida õiged kontaktid ilma saalis juhuslikult tiirutamata. Kui osalejate hulgas on väliskülalisi, tuleb arvestada ka keele, saabumisaegade, kultuuriliste erinevuste ja võimalike tõlketeenustega.
Hea lähtekoht on vastata kolmele küsimusele: kellega peaksid osalejad kohtuma, millise teemaga võiks vestlus alata ning millal on neil selleks päriselt aega? Kui vastused on olemas, muutuvad nii ruumiplaan kui ka programmiotsused palju selgemaks.
Ruumilahendus määrab, kas inimesed jäävad rääkima
Networking ei teki hästi teatristiilis saalis, kus osalejad liiguvad ettekannete vahel kitsasse fuajeesse. Kui kohtumisest oodatakse tulemust, peab ruum toetama liikumist, märkamist ja vestluse jätkumist. See tähendab piisavalt avarat ala, väikseid seisulaudu, istumisvõimalusi ning kohvipausi teenindust, mis ei tekita ühte pikka järjekorda.
Vestlusalad võiksid paikneda loomulikul liikumisteel, kuid mitte otse registreerimislaua või garderoobi kõrval. Liiga suur müra väsitab kiiresti ja sunnib inimesi kohtumisi lühikeseks jätma. Vajadusel saab kasutada eraldi vaiksemat lounge-ala, kus pidada sisulisemat vestlust, ning elavamat ala lühemateks tutvustusteks.
Oluline on ka mööbli mõõtkava. Kõrged lauad toetavad lühikesi kontakte, pehmem istumisala sobib partnerkohtumisteks ning ümarlaud loob loomuliku võimaluse mitme inimese aruteluks. Kui kõik külalised istuvad lõunasöögi ajal oma seniste kolleegide kõrval, jääb osa võimalusest kasutamata. Lauapaigutus, kohakaardid või teemade järgi korraldatud laudkonnad aitavad seda teadlikult muuta.
Tehke osalejate leidmine lihtsaks
Nimesilt on väike detail, mille mõju on suur. Sellelt peab olema kaugemalt loetav nimi, organisatsioon ja vajadusel roll või valdkond. Liiga väike kiri, ainult eesnimi või säravale taustale trükitud tekst muudab esimese küsimuse ebamugavalt vajalikuks.
Suurema sündmuse puhul võib nimesildil kasutada värvitähistusi, mis näitavad näiteks osaleja valdkonda, keelt või huvi. Seda tuleks teha mõõdukalt. Liiga palju sümboleid muudab sildi keeruliseks, kuid üks selge visuaalne vihje aitab õigel inimesel teist märgata.
Valige formaat, mis sobib inimeste ajaga
Kõik osalejad ei soovi ega jaksa teha kümmet kaheastmelist tutvustust järjest. Mõnele sobib struktureeritud tempo, teisele on väärtuslikum vabam vestlus. Parima tulemuse annab sageli mitme vormi kombineerimine kogu päeva jooksul.
Kiirkohtumised sobivad siis, kui osalejatel on konkreetne ühine äriline või erialane huvi. Korraldaja peab seejuures tagama selged juhised, nähtava ajamõõtmise ja piisava liikumisruumi. Kolm kuni viis minutit ühe kohtumise kohta on sageli piisav, et otsustada, kas vestlust tasub hiljem jätkata. Seda formaati ei tasu kasutada vaid sellepärast, et see tundub aktiivne – ilma osalejate eelinfo või ühise eesmärgita võib tulemus jääda pinnapealseks.
Teemalauad toimivad hästi konverentsidel, kus osalejad soovivad kogemusi vahetada. Igal laual on üks selgelt sõnastatud küsimus, näiteks töötajate hoidmine, eksporditurgude riskid või tehisintellekti kasutus klienditeeninduses. Vestlusele aitab kaasa moderaator, kes hoiab fookust ja annab vaiksematele osalejatele võimaluse kaasa rääkida.
Hea lahendus on ka juhendatud lõuna. Laudkonnad pannakse kokku nii, et samas lauas ei istuks ainult ühe organisatsiooni inimesed. Lauale asetatud kaks-kolm vestlusküsimust võtavad maha ebamugava esimese hetke, kuid neid ei pea käsitlema kohustusliku töötoana. Eesmärk on anda vestlusele algus, mitte muuta lõunasöök koosolekuks.
Õhtune vastuvõtt või ühine elamus sobib eelkõige siis, kui päevaprogramm on olnud sisukas ja osalejatel on aega rahulikult suhelda. Toitlustuse valik, muusika tugevus, valgustus ja transpordi korraldus mõjutavad siin rohkem, kui esmapilgul paistab. Kui külalised peavad viimase bussi pärast muretsema või ei kuule üksteist rääkimas, ei päästa õhtut ka hea kontseptsioon.
Andke vestlusele hea algus
Paljud inimesed tulevad konverentsile sooviga kontakte luua, kuid ei soovi tunduda pealetükkivad. Korraldaja saab seda pinget vähendada, pakkudes lihtsaid vestluskonkse. Need võivad olla seotud päeva peateemaga, osalejate rollidega või piirkondlike eripäradega.
Ekraanidel kuvatavad küsimused, programmi vahele paigutatud lühikesed arutelupausid või lauakaardid annavad suhtlusele loomuliku põhjuse. Näiteks võib küsida, millist praktilist lahendust osaleja oma organisatsioonis järgmise kuue kuu jooksul katsetada soovib. Selline küsimus viib jutu kiiresti üldisest enesetutvustusest sisuka kogemuse jagamiseni.
Ka õhtujuht või moderaator saab palju ära teha. Tema roll ei ole inimesi sunniviisiliselt suhtlema panna, vaid selgitada, miks kohtumine on väärtuslik, tutvustada formaati rahulikult ning hoida ajakava. Eriti rahvusvahelise publiku puhul tasub juhised anda selges keeles ja vajadusel kahes keeles.
Planeerige networking programmi sisse
Levinud viga on jätta suhtlemiseks vaid kohvipausid, mis niigi kuluvad tualettruumi, kõnede ja kiirete tööasjade peale. Sisukas kontakt vajab aega. Kui kavas on järjest pikad ettekanded ning pausid on lühikesed, muutub networking juhuslikuks.
Parem on planeerida vähemalt üks pikem paus või spetsiaalne kohtumisplokk ajal, mil osalejad on veel energilised. Hommikune tervituskohv sobib esmatutvusteks, lõunajärgne juhendatud arutelu aitab teemaga sügavamale minna ning päeva lõpus saab jätkata juba tekkinud vestlusi. Ajastus sõltub sihtrühmast: juhtidele mõeldud üritusel võib olla vaja rohkem paindlikkust, nooremale ja aktiivsemale erialapublikule sobib tempokam formaat.
Arvestada tuleb ka esinejatega. Kui nad lahkuvad kohe pärast ettekannet, kaob osalejatel võimalus küsida täpsustavaid küsimusi ja luua väärtuslik kontakt. Esinejate ajakava, backstage-ala, transport ja majutus tasub koordineerida nii, et vähemalt osa neist saaks osaleda ka kohtumiste plokis.
Digilahendus on abivahend, mitte eesmärk
Kohtumisrakendus või digitaalne osalejate nimekiri võib olla väga kasulik suure konverentsi puhul. See võimaldab enne sündmust huvisid kaardistada, broneerida kohtumisaegu ning pärast vahetada materjale või kontakte. Selle kasutuselevõtt eeldab aga selget juhendamist, piisavat kasutajatuge ja tegelikku põhjust rakendus avada.
Väiksema, kuni 50 osalejaga seminari puhul võib sama eesmärki täita hästi kujundatud osalejate nimekiri või korraldaja isiklik tutvustus. Tehnoloogia lisamine ainult uuenduslikkuse pärast võib võtta tähelepanu inimestelt endilt. Kõige kindlam lahendus on selline, mida sihtrühm kasutab ilma lisapingutuseta.
Mõõtke tulemust ja jätkake kontakti pärast sündmust
Networking on edukas siis, kui osalejad lahkuvad vähemalt ühe kasuliku uue kontaktiga, leiavad vastuse oma küsimusele või saavad alguse koostöö, mis jätkub hiljem. Seda saab hinnata lühikese tagasisideküsitlusega, kus küsitakse mitte ainult üldist rahulolu, vaid kohtumiste praktilist väärtust.
Korraldajale annab tagasiside infot järgmisteks otsusteks: kas aega oli piisavalt, milline formaat töötas, kas ruum võimaldas mugavalt suhelda ja kas osalejad leidsid õiged inimesed üles. Kui kasutatakse kohtumisrakendust, saab hinnata ka kohtumiste arvu ning enim huvi pakkunud teemasid. Kvaliteeti ei näita üksnes osalejate hulk, vaid see, kas loodud kontaktidel oli mõte.
Konverentsi järel tasub anda osalejatele lihtne võimalus vestlust jätkata, näiteks jagada nõusoleku andnud osalejate kontaktandmeid või saata kokkuvõte aruteludes tõstatunud mõtetest. Isikuandmete töötlemine peab olema läbipaistev ning osaleja nõusolek selge.
Hästi korraldatud networking ei paista alati suure lavastusena välja. Osaleja jaoks tundub see pigem loomuliku osana päevast: õiged inimesed olid kohal, vestluse alustamine oli lihtne ja aega jätkus. Just sellise kogemuse loomisel aitavad detailid, mida külaline sageli ei märka, kuid mille eest korraldaja peab vastutama.