Kell 12.45 algab konverentsi järgmine ettekandeblokk, kuid osa külalisi seisab veel lõunasabas, mõni otsib gluteenivaba rooga ja välisesineja küsib, kas kohvi saab kaasa võtta. Just sellistes hetkedes ei ole toitlustus üksnes menüü küsimus. Valik „catering või restoraniteenus” mõjutab sündmuse ajakava, külaliste liikumist, eelarvet ja üldist muljet rohkem, kui esmapilgul paistab.
Ettevõtte ürituse puhul ei ole automaatselt paremat lahendust. Restoraniteenus võib pakkuda valmis keskkonda ja tugevat atmosfääri, catering aga annab vabaduse korraldada sündmus just seal, kus programm ja külaliste vajadused seda nõuavad. Õige otsus sünnib siis, kui toitlustust vaadatakse sündmuse terviklogistika osana.
Catering või restoraniteenus: millest valik algab?
Esimene küsimus ei ole, mida pakkuda, vaid millist rolli toitlustus sündmusel täidab. Kas lõuna on praktiline paus pika seminaripäeva keskel? Kas õhtusöök on kliendisuhte hoidmise keskne osa? Või on tegemist vastuvõtuga, kus külalised peavad vabalt suhtlema, samal ajal kui programm jätkub?
Restoraniteenus sobib hästi juhul, kui soovite tuua külalised kindla meeleolu ja toimiva teenindusmudeliga kohta. Restoranis on köök, personal, mööbel, nõud ja sageli ka sobiv valgus ning helikeskkond juba olemas. Korraldaja jaoks tähendab see vähem eraldi tellimusi ja väiksemat ettevalmistust kohapeal.
Catering on sageli mõistlikum, kui sündmuse asukoht ei ole restoran või kui soovite programmi, ruumi ja serveerimisviisi paindlikult kujundada. Konverentsikeskus, ettevõtte kontor, muuseum, tootmishoone või ajutine üritusruum võivad nõuda lahendust, kus toitlustus tuleb sündmusele järele. Sel juhul tuleb aga varakult läbi mõelda, millised on ruumi tehnilised võimalused ning kuidas tagada sujuv teenindus.
Asukoht määrab rohkem, kui menüü
Restoraniteenuse selge eelis on valmisolek. Professionaalses restoranis on köögi töövood paigas, külmladustamine ja nõudepesu korraldatud ning teenindusmeeskond tunneb oma ruumi. Kui külaliste arv on teada ja programm lubab liikuda ühest asukohast teise, võib see olla kõige rahulikum valik.
Samas tuleb arvestada liikumisajaga. Kui seminar toimub ühes hoones ja lõunasöök teises, ei piisa vaid Google Mapsi minutite vaatamisest. Arvesse tuleb võtta garderoobi, lifte, ilmaolusid, inimeste kogunemist ja võimalikku hilinemist. Näiteks 80 inimese restoranis lõunale saatmine võib võtta märgatavalt rohkem aega kui kohapealne buffet või eelserveeritud lõuna.
Cateringi puhul on ruumivalik laiem, kuid vabadusega kaasnevad konkreetsed korralduslikud küsimused. Kas ligipääs võimaldab toidu ja inventari kohaletoomist? Kus asuvad elektripistikud, vesi ja jäätmete kogumise koht? Kas ruumis on piisavalt pinda buffet-lauale, kohvipunktile ning teenindajate liikumiseks? Kui ruum ei võimalda kohapeal toitu valmistada, tuleb menüü koostada nii, et selle kvaliteet säiliks ka transpordi ja serveerimise ajal.
Hea cateringi lahendus ei tähenda lihtsalt toidu toomist lauale. See tähendab läbimõeldud tarneaega, tööala, serveerimisjärjekorda, nõusid, mööblit, koristust ja plaani juhuks, kui programm nihkub. Eriti oluline on see mitmepäevaste konverentside või väliskülalistega sündmuste puhul, kus kohvipausid peavad algama minutipealt.
Teenindusvorm peab toetama programmi
Istumisega restoranilõuna sobib kohtumisele, kus vestlus ja rahulik tempo on eesmärk. See võib olla hea valik juhtide õhtusöögiks, väiksemaks kliendikohtumiseks või tunnustusürituseks. Samas tuleb arvestada, et mitu käiku koos tellimuste võtmise ja serveerimisega nõuab aega. Kui teie programmis on lõunapausiks 45 minutit, ei pruugi klassikaline à la carte teenindus olla realistlik.
Konverentsi puhul töötab sageli paremini ette planeeritud menüü, buffet või portsjonitena kiirelt serveeritav lõuna. Nii jõuavad külalised süüa oma tempos ja korraldaja saab paremini hoida päevakava. Kui osalejate hulgas on palju väliskülalisi, tasub menüü ja allergeenide info esitada ka inglise keeles ning vältida serveerimisviisi, mis vajab pikka selgitust või tekitab järjekordi.
Vastuvõtul on fookus teistsugune. Seal ei pruugi täisväärtuslik istumislõuna olla vajalik, kuid suupisted peavad olema piisavalt toitvad, mugavalt söödavad ja visuaalselt korrektsed. Klaasiga tervitusjook, ringi liikuv teenindus ja läbimõeldud ampsud aitavad külalistel suhelda, mitte taldrikut ja istekohta otsida.
Eelarve võrdlemisel vaadake tervikukulu
Restoraniteenuse hinnapakkumine tundub sageli selgem, sest suurem osa vajalikust on ühe teenuse sees. Siiski tasub üle küsida, kas hind sisaldab ruumirenti, minimaalse käibe nõuet, privaatse ruumi kasutust, teenindustasu, garderoobi või võimalikku ajapiirangut. Kui üritus venib pikemaks, võib lisanduda tasu ruumi või personali eest.
Cateringi pakkumisi võrreldes ei tohiks lähtuda ainult inimese kohta arvutatud menüühinnast. Lõpphinda võivad mõjutada transport, inventari rent, lauad ja toolid, laudlinad, klaasid, kohvimasinad, teeninduspersonal, paigaldus, koristus ning jäätmekäitlus. Mõnes ruumis lisandub ka elektri- või köögiala kasutamise kulu.
Catering ei ole seetõttu tingimata kallim ega restoraniteenus alati soodsam. Väikese külaliste arvuga ja tavapärases ajaraamis kohtumise puhul võib restoran olla kuluefektiivne. Suurema konverentsi, erilise asukoha või tiheda programmi puhul võib hästi korraldatud catering säästa hoopis aega ning vähendada muid kulusid, näiteks transpordi ja programmi katkestuste arvelt.
Külaliskogemus algab toitumisvajaduste kaardistamisest
Toitlustuse õnnestumine ei sõltu ainult maitsest. Külaline hindab ka seda, kas tal on lihtne saada sobivat toitu, kas järjekord liigub ja kas teenindaja oskab küsimustele vastata. Taimne, laktoosivaba, gluteenivaba ja allergeenivaba valik ei peaks olema viimase hetke erilahendus, vaid osa esialgsest planeerimisest.
Kõige praktilisem on koguda erisoovid registreerimisel ning kinnitada lõplik osalejate arv piisava ajavaruga. See aitab vältida olukorda, kus üks erimenüü saab otsa või jõuab kohale valel ajal. Oluline on ka märgistus: buffet-laual peavad toidud ja allergeenid olema arusaadavalt tähistatud ning eritoit ei tohiks kaduda teiste roogade vahele.
Rahvusvaheliste külaliste puhul lisanduvad kultuurilised ja harjumuslikud nüansid. Mõnele külalisele on oluline varajane hommikusöök, teisele alkoholivaba joogivalik või võimalus saada lõuna kiiresti kätte enne järgmise lennu või kohtumise algust. Need detailid ei pruugi olla programmi kõige nähtavam osa, kuid kujundavad tugevalt tunnet, et korraldaja on külalisega arvestanud.
Enne otsustamist leppige kokku neli põhiasja
Toitlustuspartnerile tasub anda võimalikult selge lähteülesanne. See vähendab hilisemaid muudatusi ning aitab saada võrreldavaid pakkumisi. Kõigepealt määrake külaliste arv koos võimaliku kõikumisega, sündmuse täpne ajakava, ruumi võimalused ja soovitud teenindusvorm.
Lisaks on kasulik sõnastada, millist muljet toitlustus peab toetama. Kas soovite ametlikku õhtusööki, energilist konverentsipäeva, kohalikku maitsekogemust või vabamat suhtlusõhtut? Kui see eesmärk on paigas, saab valida menüü, lauaplaani ja teeninduse, mis töötavad ühe tervikuna.
Complete Events aitab selliseid otsuseid siduda muu sündmuskorraldusega – ruumide, transpordi, tehnika, majutuse ja programmi rütmiga. Nii ei jää toitlustus eraldi tellimuseks, mis tuleb hiljem ülejäänud päevakavasse mahutada.
Parim valik ei ole alati kõige pidulikum või kõige odavam. Hea toitlustuslahendus on see, mille puhul külaline jõuab õigel ajal sööma, tunneb end arvestatuna ja saab naasta programmi ilma segaduse või kiirustamiseta. Kui need tingimused on täidetud, jääb korraldajale ruumi tegeleda inimestega, mitte lahendada viimase hetke logistikat.