Kui konverentsi kuupäev on lukus, esinejad kinnitatud ja osa külalisi saabub teisest riigist, muutub majutus kiiresti kogu sündmuse kriitiliseks osaks. Küsimus, kuidas broneerida grupimajutust kiiresti, ei tähenda ainult vabade hotellitubade leidmist. Kiire ja hea broneering eeldab, et vajalikud andmed jõuavad õigete partneriteni korraga, tingimused on võrreldavad ning hilisemad muudatused on juhitavad.
Ettevõtte ürituse puhul võib üks valesti hinnatud detail tuua kaasa lisakulu või ebamugavuse külalistele: hotell jääb sündmuskohast liiga kaugele, kahesed toad ei sobi osalejate profiiliga või hilinejate nimekiri ei jõua õigel ajal vastuvõttu. Hästi juhitud protsess säästab korraldaja aega ja aitab tagada, et külalise kogemus on sujuv juba saabumisest alates.
Alustage otsustamiseks vajalikest andmetest
Grupimajutuse päringut ei ole mõistlik saata ainult osalejate arvu ja kuupäevaga. Hotelli jaoks on oluline teada, mitu tuba on vaja igaks ööks, milliseid toatüüpe eelistatakse ning kas saabujate arv võib veel muutuda. Mida täpsem on lähteülesanne, seda kiiremini saab võrrelda tegelikult sobivaid pakkumisi.
Esmalt pange paika sündmuse põhikuupäevad, võimalikud saabumis- ja lahkumispäevad ning majutust vajavate inimeste arv ööde lõikes. Näiteks võib seminaril osaleda 80 inimest, kuid majutust vajab esimesel ööl 55 ja teisel ööl 42 inimest. Selline eristus mõjutab nii saadavust kui ka hinda.
Samuti tasub kohe otsustada, kas eelistada ühekohalisi tube, kaheseid tube ühe või kahe voodiga ning kas juhtidele, esinejatele või väliskülalistele on vaja kõrgemat toakategooriat. Kahene tuba võib näida kulusäästliku valikuna, kuid ei sobi alati kolleegidele, kes ei tunne teineteist hästi, ega külalistele, kelle tööpäev algab eri kellaaegadel. Kiirus ei tohiks tulla külaliste privaatsuse või puhkamise arvelt.
Päringusse tuleks lisada ka eelarveraam või vähemalt soovitud hinnaklass. See aitab vältida olukorda, kus võrreldakse suurepäraseid, kuid tegelikkuses eelarvesse mittesobivaid pakkumisi. Kui asukoht on olulisem kui hind, tuleb see samuti välja öelda – eriti siis, kui programm algab varahommikul või õhtune vastuvõtt lõpeb hilja.
Kuidas broneerida grupimajutust kiiresti ilma valesid kompromisse tegemata
Kõige kiirem tee ei ole alati esimese vaba hotelli kinnitamine. Eriti suuremate konverentside, messide, suveürituste ja jõuluperioodi puhul võivad saadavus ning tingimused muutuda mõne tunni jooksul. Õige lähenemine on küsida korraga pakkumised mitmest sisuliselt sobivast majutuskohast ja võrrelda neid samadel alustel.
Võrrelge lisaks toa hinnale hommikusööki, käibemaksu, võimalikke linnamakse, parkimist, hilise tühistamise tingimusi ja grupile kehtivaid maksetähtaegu. Kontrollige, kas hotell pakub tasuta korraldaja- või saatjatuba ning millistel tingimustel. Vahel on kõrgema toahinnaga hotell lõppkulult mõistlikum, sest hommikusöök, parkimine või koosolekuruumi kasutus on juba hinna sees.
Oluline on saada hotellilt kirjalik kinnitus, kui kaua pakkumine või tubade eelbroneering kehtib. Seda nimetatakse sageli optsiooniks. Optsioon annab korraldajale aega kinnitada osalejate arv, saada ettevõttesisene heakskiit või võrrelda transpordikorraldust, ilma et toad kohe vabamüüki tagasi läheksid. Samas tuleb tähtajast kinni pidada – möödunud optsiooni järel ei pruugi sama mahtu ega hinda enam saada.
Kui kuupäevad võimaldavad paindlikkust, küsige pakkumist ka saabumise või lahkumise nihutamisega ühe päeva võrra. Mõnel juhul aitab see leida suurema toaploki või vältida kõrghooaja hinda. Paindlikkus on väärtuslik, kuid ainult siis, kui see ei kahjusta programmi, lennugraafikuid ega külaliste töökorraldust.
Asukoht peab toetama sündmuse programmi
Majutuse valikul ei piisa sellest, et hotell asub samas linnas. Arvesse tuleb võtta tegelikku liikumisaega sündmuskoha, lennujaama, õhtusöögikoha ja võimalike ekskursioonide vahel. Kui külalised peavad igal hommikul liikuma eri hotellidest konverentsikeskusesse, suureneb transfeeride, ajagraafikute ja hilinemiste risk.
Samas ei ole alati vajalik paigutada kõik osalejad ühte hotelli. Kui ühes majutuskohas ei ole piisavalt tube või hinnatase on liiga kõrge, võib toimida kahe lähestikku asuva hotelli lahendus. Selle eelduseks on selge kommunikatsioon, ühtsed saabumisjuhised ning läbimõeldud transport. Peaesinejate ja võtmekülaliste majutus võiks sellisel juhul jääda sündmuspaigale võimalikult lähedale.
Väliskülaliste puhul küsige varakult ka varajase sisseregistreerimise, hilise väljaregistreerimise ja pagasihoiu võimaluste kohta. Lennugraafikud ei järgi alati hotelli tavapäraseid kellaaegu. Kui külaline maandub hommikul, kuid tuba on valmis alles pärastlõunal, tuleb talle pakkuda toimiv lahendus, mitte jätta teda fuajeesse ootama.
Koostage toajaotus enne, mitte pärast kinnitamist
Grupimajutuse suurim ajakulu tekib sageli mitte pakkumiste küsimisel, vaid osalejate andmete kogumisel. Seepärast tasub toajaotuse protsessiga alustada kohe, kui sündmusele registreerumine avaneb. Hoidke ühes kohas osaleja nime, saabumis- ja lahkumiskuupäevi, toatüübi eelistust, erisoove ning vajadusel arve tasumise infot.
Hotellile ei pea alati saatma lõplikku nimelist nimekirja broneeringu tegemise päeval. Küll aga tuleb kokku leppida, mis kuupäevani saab nimekirja täiendada või muuta ning millal rakenduvad tühistamistasud. Mõnel juhul on mõistlik kinnitada esmalt vajalik toamaht ja esitada nimed hiljem. Teisel juhul, näiteks väikese grupi või rangete turvareeglitega sündmuse puhul, võib hotell vajada andmeid varem.
Erisoovid tuleb koguda diskreetselt ja edastada täpselt. Siia kuuluvad ligipääsetav tuba, allergiaga seotud vajadused, lapsevoodi, ühendatud toad või eraldi vooditega kahene tuba. Kõiki soove ei ole võimalik garanteerida, kuid varajane info annab hotellile võimaluse leida sobiv lahendus. Lubadus, mida majutuskoht ei ole kinnitanud, ei tohiks kunagi jõuda osalejani kindla kokkuleppena.
Leppige tingimused kokku nii, et muudatused oleksid juhitavad
Grupilepingus tasub tähele panna rohkemat kui hinda ja tubade arvu. Kontrollige, millal tuleb tasuda ettemaks, millal on lõplik osalejate arvu kinnitamise tähtaeg ning kui suur on lubatud tasuta vähendus. Ettevõtte üritustel on tavapärane, et osa osalejaid tühistab tuleku viimasel hetkel või saabuvad külalised vahetuvad. Sellisteks olukordadeks tuleb lepingus jätta mõistlik liikumisruum.
Selgitage välja ka no-show ehk kohale ilmumata jätmise tingimused. Kui tuba jääb kasutamata, võib hotell nõuda tasu kogu broneeritud perioodi eest. Kui arveldus toimub ettevõtte või korraldaja kaudu, määrake selgelt, millised kulud tasub tellija ning millised lisateenused, näiteks minibar või isiklikud spaakulud, jäävad külalise enda kanda.
Üks kontaktisik aitab vältida segadust. Korraldaja, hotell ja vajadusel transpordipartner peavad teadma, kelle poole pöörduda õhtuse hilise saabumise, kadunud pagasi või ootamatu toavahetuse korral. Suurema grupi puhul on kasulik anda hotellile ka saabumiste ajakava, et vastuvõtt saaks valmistuda ning võtmete väljastamine ei muutuks järjekorraks.
Ühendage majutus ülejäänud logistikaga
Majutus on harva eraldiseisev teenus. See mõjutab transfeere, konverentsiruume, toitlustuse kellaaegu ja külaliste vaba aega. Kui lend hilineb, peab muutuma ka transfeeri väljumine. Kui õhtusöök toimub hotellist eemal, tuleb arvestada osalejate liikumisvajaduse ja ilmaga. Kui hommikune programm algab varakult, tuleb kontrollida, kas hommikusöök on selleks ajaks avatud või vajab grupp erikorraldust.
Just siin on terviklahenduse väärtus kõige nähtavam. Complete Events aitab siduda majutuse sündmuspaiga, transpordi, toitlustuse ja külaliste erivajadustega üheks toimivaks plaaniks. Nii ei pea ettevõtte korraldusvastutaja otsima vastuseid eri partneritelt ega lahendama viimase hetke muudatusi üksinda.
Kiire majutusbroneering sünnib heast ettevalmistusest, mitte kiirustamisest. Kui toamaht, külaliste profiil, asukoha nõuded ja lepingutingimused on varakult selged, jääb korraldajal rohkem aega keskenduda sellele, mille pärast inimesed tegelikult kokku tulevad – sisukale ja hästi korraldatud sündmusele.