Lennujaama saabuv välisesineja ei peaks mõtlema, kas auto jõuab õigel ajal, kuhu ta peab minema või kellele hilinemise korral helistada. Kuidas planeerida külaliste transfeere nii, et külalise kogemus algaks kindlustundega, mitte telefonikõnede ja ootamisega? Vastus ei peitu ainult sõiduki broneerimises. Hästi korraldatud transfer ühendab lennugraafiku, majutuse, ürituse programmi, inimeste erivajadused ja selge vastutuse üheks toimivaks tervikuks.
Ettevõtteürituse logistikas on transfer sageli esimene teenus, mida külaline päriselt kogeb, ja viimane, mille järgi ta lahkub. Just seetõttu mõjutab see otseselt muljet korraldajast ning kogu sündmuse professionaalsusest.
Alustage külaliste liikumiste kaardistamisest
Enne sõidukite valimist tasub kokku koguda info, mille põhjal on võimalik teha realistlik ajakava. Ainult lennu saabumisajast ei piisa. Arvesse tuleb võtta pagasi kättesaamist, passikontrolli, terminalist väljumist ning seda, kas külaline vajab kohtumist saabumissaalis või saab iseseisvalt kokkusaamispunkti liikuda.
Iga külalise kohta peaks olema kinnitatud saabumis- ja väljumislennu number, kuupäev, kellaaeg, terminal, kontakttelefon, majutuskoht ning sihtkoht pärast maandumist. Samuti tuleb teada, kas inimene reisib üksi, kolleegiga või perega, kui palju tal on pagasit ja kas tal on liikumis-, keele- või muid erivajadusi. Näiteks rahvusvahelise konverentsi esineja, kelle programm algab kohe pärast saabumist, vajab teistsugust lahendust kui osaleja, kes jõuab Tallinna eelmisel õhtul.
Külaliste andmed muutuvad sageli veel viimastel päevadel. Seepärast tasub kasutada üht keskset ja ajakohastatud nimekirja, mitte hoida lennuinfot eri e-kirjades, kalendrites ja sõnumirakendustes. Nii teavad kõik osapooled, milline info kehtib, ning muudatus ei jää märkamata.
Kuidas planeerida külaliste transfeere ajakava järgi
Transfeerigraafik tuleb siduda sündmuse tegeliku programmiga, mitte ainult ametliku algusajaga. Kui konverents algab kell 10.00, ei tähenda see, et kõik külalised peaksid hotellist väljuma kell 9.45. Registreerimine, garderoob, hommikukohv, turvakontroll, ruumi leidmine ja tehniline ettevalmistus võtavad aega. Esineja või moderaator peaks jõudma kohale veelgi varem, et teha mikrofoniproov ja saada ülevaade päevakavast.
Arvestage alati ajapuhvriga. Tallinnas võivad liiklust mõjutada tipptund, teetööd, suuremad avalikud üritused ja ilmastikuolud. Lennujaama puhul lisanduvad hilinenud lennud, väravamuutused ning pagasi viibimine. Mõistlik puhver sõltub marsruudist ja külalise rollist, kuid kriitilise tähtsusega inimeste puhul ei tasu aega planeerida minutipealt.
Tagasisõitude puhul tuleb lähtuda lennu väljumisajast, lennujaama soovituslikust saabumisajast ja hotelli väljakirjutamise võimalustest. Varahommikuste lendude jaoks on vaja kinnitada, kas hotelli vastuvõtt, hommikusöök ja sõiduki teenindus toimivad soovitud ajal. Kui külalisel on pikk ooteaeg, võib vajalikuks osutuda pagasi hoiustamine, hiline väljaregistreerimine või eraldi lühike programm enne lennujaama sõitu.
Valige sõiduk tegeliku vajaduse, mitte vaid inimeste arvu järgi
Sõiduki suurus ei sõltu ainult reisijate arvust. Kahe inimese ja kahe suure kohvriga sõit võib vajada suuremat autot kui neli käsipagasiga külalist. Rahvusvaheliste delegatsioonide puhul tuleb arvestada ka võimalike stendimaterjalide, tehnika, kingikottide või tõlkeseadmetega.
Üksikule tippesinejale sobib sageli personaalne sõiduauto koos professionaalse juhiga. Väikesele rühmale võib olla otstarbekas väikebuss ning suurema delegatsiooni puhul buss. Ühistransport aitab hoida eelarvet kontrolli all ja vähendada korralduskoormust, kuid eeldab, et külalised saabuvad piisavalt sarnasel ajal. Kui lennud maanduvad mitmetunniste vahedega, võib ühistransfeeri kokkuhoid muutuda ootamise ja ebamugavuse tõttu kehvaks külaliskogemuseks.
Oluline otsus on ka see, kas kasutada kindlat väljumisaega või paindlikku sõidukit, mis ootab lennu saabumist. Viimane sobib hästi oluliste väliskülaliste ja väikeste gruppide puhul. Suure osalejate arvuga sündmusel on aga tõhusam korraldada väljumised selgete lainetena, näiteks iga 30 või 45 minuti järel. Valik sõltub eelarvest, lennugraafikust ja sellest, kui palju isiklikku teenindust külalised vajavad.
Andke külalisele selged juhised enne teekonda
Külalise jaoks peab transfer olema lihtne ka siis, kui ta saabub esimest korda Eestisse, on väsinud või tema lend hilineb. Transfeerijuhised tasub saata aegsasti, tavaliselt mõni päev enne saabumist, ning korrata põhiinfot saabumispäeval.
Teates peaks olema kirjas kohtumispaik, juhi või koordinaatori nimi ja telefoninumber, sõiduki kirjeldus või registreerimisnumber ning juhis hilinemise korral. Kui kasutatakse nimesilti, tuleb täpsustada, millise nime all külalist oodatakse. Suurtes terminalides ei ole piisav öelda lihtsalt „juht ootab saabumissaalis”. Külaline peab teadma, millise ukse või infoleti lähedalt ta kohtumise leiab.
Rahvusvaheliste külaliste puhul tuleb kommunikatsioon kirjutada selges inglise keeles. Vältige kohaspetsiifilisi eeldusi ja lühendeid, mis on kohalikele arusaadavad, kuid väliskülalisele mitte. Üks kontaktisik, kes vastab saabumispäeval telefonile, on parem kui mitu eri numbrit, mille rollid jäävad ebaselgeks.
Lennujaamatransfeer vajab reaalajas jälgimist
Lennugraafik võib muutuda ka siis, kui kõik kinnitused on eelmisel päeval korrektsed. Seetõttu tuleb kriitiliste saabumiste puhul jälgida lennu staatust reaalajas ning leppida juhiga kokku, kuidas muudatustest teada antakse. Eriti oluline on see ümberistumisega lendude, õhtuste saabumiste ja programmi võtmeisikute puhul.
Kui lend hilineb, ei pruugi lahendus olla alati sama sõiduki ootamine. Mõnikord on see mõistlik, teinekord tuleb juhi tööaja, järgmise sõidu või ürituse ajakava tõttu leida asendus. Hea korraldus tähendab, et otsustuskriteeriumid on enne läbi mõeldud: kes kinnitab muudatuse, millal teavitatakse hotelli ja programmi eest vastutajat ning kuidas jõuab info külaliseni.
Samuti tasub kontrollida, kas juhil on õige lennunumber, külalise nimi, sihtkoht ning vajalikud erijuhised. Pelgalt aadressist ei pruugi piisata. Kui hotellil on mitu sissepääsu või üritus toimub suures konverentsikeskuses, tuleb juhile anda konkreetne maha- või pealelaadimise koht.
Planeerige varuplaanid olukordadeks, mida ei saa vältida
Kõiki muutusi ei ole võimalik ära hoida, kuid nende mõju saab vähendada. Varuplaan ei tähenda liigset keerukust, vaid selgeid kokkuleppeid enne, kui neid vaja läheb. Mõelge läbi, mis saab siis, kui lend hilineb mitu tundi, sõiduk jääb liiklusesse, külaline ei leia kohtumispaika või tema pagas ei jõua kohale.
Suurema sündmuse puhul on mõistlik hoida käepärast järgmised lahendused:
- asendusjuhi või täiendava sõiduki kontakt;
- eraldi kontaktisik lennujaamas ja ürituspaigas;
- ajapuhver programmi kriitilistele osadele;
- võimalus muuta hotellist väljumise aega või korraldada lisasõit;
- ühtne teavituskanal korraldustiimi, juhtide ja kliendipoolse vastutaja vahel.
Varuplaani tugevus selgub selles, kui kiiresti jõuab õige info õige inimeseni. Kui külaline helistab juhile, juht korraldajale ja korraldaja otsib alles lennunumbrit, kaob väärtuslik aeg. Kui vastutajad, kontaktid ja tegevusjärjekord on paigas, saab olukorda lahendada rahulikult ning külaline ei pea nägema korralduslikku pinget.
Määrake üks inimene, kes hoiab tervikpilti
Isegi kui transpordipartner, hotell ja ürituspaik töötavad professionaalselt, peab keegi juhtima tervikut. See inimene kontrollib, et lennuinfo, hotellibroneeringud, päevakava ja sõidugraafik omavahel kokku sobivad. Ta teab, milline külaline on prioriteetne, kellele tuleb teha erand ja millal tuleb kliendiga otsus kooskõlastada.
Complete Events aitab sellist logistikat juhtida terviklahendusena, sidudes transfeerid majutuse, programmi ja kohapealse koordineerimisega. See vähendab kliendipoolset koormust ning aitab vältida olukordi, kus iga teenusepakkuja näeb ainult oma väikest osa päevast.
Kõige paremini õnnestunud transfer on külalise jaoks peaaegu märkamatu: ta leiab õige inimese, jõuab õigel ajal õigesse kohta ja tunneb, et tema tulekuga on arvestatud. Selle kogemuse loovad mitte juhuslikud telefonikõned, vaid varakult kogutud andmed, realistlik ajakava ja kindel vastutus kogu teekonna eest.