Kui väliskülaline jõuab pärast pikka reisi hotelli ning tema tuba ei ole veel valmis, võib ka kõige sisukam konverents alata valest meeleolust. Väliskülaliste majutuse korraldamise juhend ei ole seega pelgalt tubade broneerimise küsimus. Majutus mõjutab külalise turvatunnet, ajakava toimimist, ettevõtte mainet ja kogu sündmuse üldist kogemust.
Rahvusvaheliste külaliste puhul tuleb vaadata majutust osana tervikust: kuidas külaline lennujaamast hotelli jõuab, millal ta saab sisse registreeruda, kui kaugel on kohtumispaik ning kelle poole pöörduda, kui plaan muutub. Hästi juhitud protsess vähendab korraldaja operatiivset koormust ja jätab külalisele mulje, et tema saabumist on päriselt oodatud.
Alustage külalisprofiilist, mitte hotellinimest
Enne hotellide võrdlemist tasub koguda iga külalise kohta need andmed, mis mõjutavad valikut ja teenindust. Saabumis- ning väljumisajad, lennunumbrid, ööbimiste arv, toa eelistus, lojaalsusprogrammi liikmesus, toitumisvajadused ja liikumisvõimalused ei ole kõrvalteemad. Need määravad, kas broneering vastab tegelikule vajadusele.
Eriti tähelepanelik tasub olla esinejate, juhtkonna liikmete ja pika lennureisi järel saabuvate külaliste puhul. Varajane sisseregistreerimine võib olla olulisem kui madalam toahind. Samuti võib ühel õhtul saabuvale külalisele sobida hästi lennujaama lähedane hotell, samal ajal kui mitmepäevase programmi puhul kaalub üles kesklinna või sündmuskoha lähedus.
Külaliste andmeid tasub hallata ühes ajakohases tööfailis, millel on selge vastutaja. Nii ei jää olulised muudatused e-kirjavahetusse peitu ega jõua hotelli liiga hilja. Andmekaitse seisukohalt tuleb koguda ainult vajalikku teavet ning jagada seda üksnes nende partneritega, kellel on seda teenuse osutamiseks vaja.
Väliskülaliste majutuse korraldamise juhend hotelli valikuks
Õige hotell ei ole alati kõige tuntum, luksuslikum ega odavaim. Otsus peab lähtuma sündmuse eesmärgist ja külaliste liikumisest. Kui konverents toimub hotellis, võib samas majas ööbimine oluliselt lihtsustada hommikust programmi, tehnika ülesseadmist ja õhtuse vastuvõtu logistikat. Kui sündmus toimub eraldi paigas, tuleb hinnata tegelikku sõiduaega tipptundidel, mitte ainult kaardirakenduse hinnangut.
Hotelli valimisel tasub läbi rääkida toa tüüp, hommikusöögi kellaaeg, pagasi hoiustamine, parkimine, vastuvõtu töökorraldus ja grupi saabumise protsess. Kui korraga saabub 30 või 100 külalist, võib tavapärane vastuvõtulaud muutuda pudelikaelaks. Sel juhul on mõistlik kokku leppida eraldi registreerimislaud, ettevalmistatud võtmekaardid või digitaalselt jagatav saabumisinfo.
Oluline on arvestada ka külalise tööpäevaga. Rahvusvahelised osalejad vajavad sageli usaldusväärset internetiühendust, vaikset töölauda, võimalust teha varahommikune videokohtumine või kasutada ärikeskust. Kui need tingimused puuduvad, ei pruugi hea asukoht üksi kompenseerida ebamugavust.
Hinnas ei sisaldu alati kogu tegelik kulu
Majutuse eelarvet ei tohiks hinnata ainult ühe öö toahinna järgi. Kontrollida tuleb, kas hinnas on hommikusöök, käibemaks, kohalikud tasud, parkimine ja võimalikud lisateenused. Samuti tasub üle vaadata tühistamis- ja muudatustingimused, sest rahvusvaheliste lendude graafikud võivad muutuda ka viimasel hetkel.
Grupihind annab sageli parema eelarveprognoosi, kuid sellega võib kaasneda kindel vabastamistähtaeg. Kui osalejate nimekiri ei ole veel lõplik, tuleb leida tasakaal tubade piisava varu ja võimaliku tühistamiskulu vahel. See sõltub sündmuse suurusest, hooajast ja sellest, kui kiiresti sihtkoht tavaliselt täitub.
Siduge majutus saabumise ja transpordiga
Majutus toimib hästi ainult siis, kui külaline jõuab sinna arusaadavalt ja õigel ajal. Lennujaamatransfeeri korral tuleb arvestada mitte ainult maandumisajaga, vaid ka pagasi kättesaamise, piirikontrolli ja võimalike hilinemistega. Juht peab teadma, keda ta vastu võtab, kus kohtumine toimub ning milline on varuplaan hilinenud lennu korral.
Külalisele saadetav saabumisinfo võiks olla lühike, kuid täielik: hotelli nimi ja aadress, sisseregistreerimise aeg, kontaktisik, transpordi kohtumisjuhis ning telefoninumber kiireks abiks. Kui saabumine toimub õhtul või öösel, tuleb hotelliga kinnitada, et vastuvõtt on avatud ning broneering on hilise saabumise märkega.
Sama oluline on väljumispäev. Kui lend väljub õhtul, kuid hotellist tuleb välja registreerida keskpäeval, vajab külaline lahendust pagasi jaoks ja vahel ka kohta, kus enne väljalendu töötada või puhata. Seda ei tasu jätta vastuvõtul lahendamiseks. Varakult kokku lepitud hiline väljaregistreerimine või päevatuba võib olla väikese lisakuluga, kuid märgatava mõjuga teeninduskvaliteedile.
Juhtige erisoove diskreetselt ja täpselt
Rahvusvahelise grupi vajadused võivad olla väga erinevad. Mõni külaline vajab ratastooliga ligipääsetavat tuba, teine allergiavaba keskkonda, kolmas ühendatavaid tube või vaikset tuba liftidest eemal. Mõnele on määrav religioossete tavadega sobiv toitlustus, teisele võimalus tuppa lisavoodi paigutada.
Erisoovide puhul ei piisa märkusest broneeringus. Kriitilised vajadused tuleb hotelliga üle kinnitada ning vajadusel paluda kirjalikku kinnitust. Samal ajal tuleb hoida suhtlus delikaatne: külalise tervise, toitumise või isiklike eelistuste info ei pea olema nähtav kõigile sündmuse korraldamisse kaasatutele.
Kui soovitud lahendust ei ole võimalik pakkuda, on parem sellest varakult ja selgelt teada anda ning pakkuda alternatiivi. Lubadus, mida kohapeal täita ei saa, tekitab rohkem pettumust kui aus selgitus enne reisi.
Looge hotellis selge kontaktpunkt
Suurema grupi puhul peaks hotell teadma, kes on korraldaja poolt otsustusõiguslik kontaktisik ning millal temaga ühendust võtta. Külalised ei pea lahendama ise arvekorrektsioone, toavahetusi, kadunud pagasi küsimusi või ootamatuid transpordimuudatusi. Korraldaja roll on võtta vastu info, hinnata olukorda ja suunata lahendus kiiresti õige partnerini.
See ei tähenda, et kõik küsimused tuleb lahendada käsitsi. Hästi koostatud külaliste infokiri vähendab korduvaid päringuid juba enne saabumist. Seal võiks olla programmi alguspunkt, riietussoovitus, kohalik ilm, hotelli teenused, hädaabinumbrid ja praktiline teave maksmise kohta. Kui sündmusel on eri riikidest külalisi, aitab lihtne ja selge ingliskeelne sõnastus vältida valestimõistmisi.
Kontrollige kriitilised detailid enne esimest saabumist
Päev või kaks enne külaliste saabumist tasub teha hotelliga lõppkontroll. Kas kõik nimed ja kuupäevad on õiged? Kas varajase saabumise ning hilise väljumise märked on süsteemis? Kas hommikusöögi, ruumide, transpordi ja arvelduse korraldus on osapooltele üheselt mõistetav?
See lühike kontroll on üks tõhusamaid viise vältida kohapealseid üllatusi. Eriti tasub seda teha siis, kui majutusega on seotud mitu hotelli, erinevad saabumispäevad või mitu arveldajat. Külalise jaoks ei ole tähtis, milline partner vastutab ühe või teise detaili eest – tema kogeb tervikut.
Majutuse korraldamisel loob kindlust just see, et keegi vaatab kogu teekonda külalise vaatenurgast. Complete Events aitab siduda hotelli, transpordi, toitlustuse ja sündmuse programmi üheks juhitud tervikuks, et korraldaja saaks keskenduda sisule ning külaline tunda end oodatuna juba esimesest hetkest.